Dissertation

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Afin d’optimiser chaque réunion il est essentielle de garder une trace écrite. Elle permet de fixer noir sur blanc les tenants et les aboutissants de la réunion mais permet également de tenir informés les absents et tous les collaborateurs concernées par les sujets abordés. Pour cela on utilise le compte rendu. Il est important qu’il soit concis et immédiat.

Comment rédiger un compte rendu ?

A partir des notes prises lors de la réunion, le compte rendu va pouvoir être rédigé, ce dernier doit contenir :

- L’objet et la date de la réunion

- Le nom des participants et leurs fonctions (sans oublier les absents)

- L’ordre du jour et le résumé de chaque point

- Le relevé des décisions

Le compte rendu est important car il permet de prendre acte des décisions adopté et de formaliser le travail réalisé autour de la présentation du sujet de la réunion.

Une fois le document réaliser il est impératif de le diffuser à tous les participants de la réunion mais également à tous les membres de l’équipe concernés par le sujet de la réunion.

Dans le cadre d’une réunion régulière, la date de la prochaine réunion peut être mentionnée dans le compte rendu.

De plus, il est fortement conseillé de mettre en place des outils de suivi après la réunion pour voir l’avancer des décisions pris lors de cette dernière et pour juger de la pertinence et de l’efficacité de la réunion.

7. LES RISQUES LIES A UNE REUNION MAL PREPARE

Les réunions sont toujours un des moyens les plus efficaces pour partager et échanger de l´information, obtenir une rétroaction, planifier, collaborer et prendre des décisions importantes pour l´organisation.

Pourtant ces dernières sont souvent décriées par les salariés qu’ils considérés souvent comme une perte de temps.

En effet, il existe différentes raisons à cette démotivation des réunions :

Liés à l’organisation :

- Si le délai de convocation est trop court, on observera beaucoup de désistements et les participants manqueront de temps pour préparer la réunion. En conséquence la méconnaissance du sujet traité constitue un risque de désintéressement des participants au fil de la réunion.

- Un trop grand nombre de participants peut mettre certaines personnes à l’écart du débat de la réunion

- Un lieu inadéquat par sa taille ou sa disposition qui peut occasionner une difficulté d’écoute pour les collaborateurs.

- Une insuffisance de moyens, un manque de power point ou d’animation audio et /ou visuel, le micro qui ne fonctionne pas ou encore le rétroprojecteur absent peut amener à ce que le participant se lasse et décroche complétement de la réunion.

- Une mauvaise signalisation du lieu de la réunion, pourra occasionner d’importants retards.

- L’indisponibilité des acteurs principaux de la réunion, donnerais au groupe une impression de perte de temps et créerais un frein à la dynamique mis en œuvre par la création de la réunion.

- Enfin une réunion à sens unique, c’est-à-dire une réunion descendante hiérarchiquement, dégraderait fortement les performances de l’entreprise et l’implication des collaborateurs à moyen terme.

Liés au déroulement de la réunion :

- L’implication des participants. Si ces derniers sont trop passifs, discret ou encore distrait, ils déséquilibrent le débat et diminuent les chances d’arriver à la résolution du problème que pose le sujet de la réunion.

- Une animation soporifique crée un manque d’assiduité de la part des participants et conduiraient ces derniers à somnoler et inversement une animation trop stressante et autoritaire ne permettra pas aux participants de s’exprimer librement.

- Les « incidents », éclats de voix, départ brusques, son à gérer par l’animateur qui a pour mission de garder son sang-froid dans toutes circonstances.

Autant de risques liés à une réunion mal préparés qui sont autant de répercussions sur les performances et la crédibilité de l’entreprise et sur l’implication et la motivation de ses collaborateurs.

8. LES AVIS D’EXPERT

Je te les envoie dès que j’ai les liens c’est-à-dire ce soir parce qu’au boulot j’ai pas accès a YouTube