Pertinence cas

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Taux de roulement du personnel

Taux de satisfaction

Difficultés avec le syndicat Nombre de griefs reçus Comportement "Souhaitons-nous encore voir notre représentant syndical favori, Roger Simard, faire du capital politique sur notre improvisation?"

Mésentente au sein de la haute direction Non mesurable Comportement "Ce n’était pas la première fois qu’elle assistait à un "règlement de comptes" entre Alain et Jean…"

Problème de performance

Le problème de performance pourrait se résumer ainsi : le système n’est pas utilisé efficacement. Nous avons des erreurs, des pertes de temps et de l’insatisfaction au sein du personnel. À ce niveau, nous ne pouvons pas encore identifier si le problème est organisationnel ou dû un manque de formation. Tout ce que nous pouvons affirmer, c’est que le système n’est pas utilisé efficacement. Pourquoi? L’analyse des besoins servira à répondre à cette question.

Ampleur, Urgence et Localisation

Lorsqu’on tente de définir l’ampleur, l’urgence et la localisation, on réalise qu’il nous manque énormément d’information. Nous n’avons aucun écart de performance sur lequel nous pouvons affirmer que l’ampleur est importante. Nous ne connaissons pas les coûts reliés aux erreurs commises ce qui nous empêche d’établir l’urgence. Finalement, nous ne pouvons que deviner la localisation fonctionnelle et spatiale nous amenant aux employés de bureau qui sont probablement tous affectés dans les mêmes locaux.

Causes

Plusieurs causes pourraient être mises de l’avant. En voici quelques-unes :

1. Les employés de bureau ne connaissent pas toutes les fonctionnalités du système comptable. En effet, il est possible qu’une formation inadéquate ou incomplète freine l’utilisation du système comptable. Il n’est pas rare de croiser des employés de bureau qui ne connaissent pas la moitié des fonctionnalités d’un système et ce, encore plus souvent lorsque l’implantation fût trop rapide et mal gérée.

2. Logiciel implanté non adapté. Il y aurait lieu de se questionner sur le logiciel choisi. Est-ce que les employés font des erreurs parce qu’en fait, le logiciel choisi n’est pas adapté aux besoins du personnel? Un logiciel acheté n’est que très rarement complètement adapté à la réalité d’une entreprise. Il arrive que l’entreprise acheteuse soit amenée à travailler avec le fournisseur de l’application afin de procéder à certaines modifications afin d’être complètement optimal.

3. Mal outillé devant la nouvelle réalité technologique (besoin de plus d’un écran, imprimante, bureau adapté). L’arrivée des ordinateurs dans un bureau peut chambouler le travail de bureau à plusieurs niveaux. Comme par exemple, certaines tâches sont plus facile et donc moins à risque d’erreur lorsque l’utilisateur possède deux écrans plutôt qu’un seul. Il serait donc possible que la cause du problème de performance soit simplement le manque d’outils facilitant l’utilisation des ordinateurs.

4. Description et division des tâches inadéquates. Encore une fois, la venue d’une nouvelle technologie apporte régulièrement une modification et une division différentes des tâches à effectuer. Ainsi, une description et une division des tâches ambiguës pourraient apporter son lot d’erreurs et de mésententes.

Question 3

Besoins de formation

1. Connaître les différentes fonctionnalités du système comptable.

2. Savoir transférer ses connaissances comptables acquises vers l’utilisation du système informatique.

3. Être en mesure de contrôler son stress en situation de changement organisationnel.

Besoin organisationnel

Avant la formation :

1. Revoir et définir les tâches et procédures administratives exemplaires à suivre.

2. Analyser l’ergonomie du matériel de bureau : bureau, chaise, écran, clavier, imprimante, etc.

Pourrait être avant ou après la formation selon l’ampleur du taux de satisfaction du personnel :

3. Mettre en place un canal de communication indiquant aux employés le statut des projets en cours et à venir afin de réduire l’incertitude et le stress occasionnés par les changements.

Conclusion

En conclusion, l’analyse des besoins permettraient de répondre à plusieurs questions dans le but d’augmenter la performance de l’entreprise, que ce soit à l’aide de formation ou non. Aussi, l’entreprise envisage l’implantation majeur d’un nouveau projet et TechPlast inc. aurait avantage à améliorer son processus d’implantation et sa gestion du changement afin d’augmenter ses chances de succès futures.