Le publipostage mode opératoire

...

Entre les deux paragraphes qu’on aura toujours dans la lettre, faire un retour ligne juste avant la première lettre du paragraphe à ajouter et après les guillemets. Entres si et alors ; faire un retour ligne juste après le point qui termine la phrase à insérer, avant les guillemets. Amener le début de paragraphe à insérer au premier retrait de première ligne de pragraphe le cas échéant.

Apperçu de nos lettres

Apperçu des lettres à l’écran, étape 5 sur 6 la première lettre apparaît à l’écran, visualiser les autres avec les flêches en haut a droite. Fenêtre office avec les flèches. Rechercher un destinataire.

Fin de la fusion.

Imprimer les lettres directement, à partir de la lettre type je peux lancer l’impression ; envoyer le résultat de la fusion vers un nouveau document et imprimer les lettres à partir de ce document. Si erreur dans une lettre, corriger dans la lettre type. Dans le nouveau doc, il y a aura autant de pages que d’enregistrements. Le système insère automatique un saut de page mais avec les dix lettres. Ce nouveau document peut après impression soit etre sauvegarder, soit etre fermer sans être sauvegarder. Limiter la fusion à certains enregistrements.

Faut avoir à l’écran la lettre type.

Imprimer lettres directement

Dans le volet office partie fusion, clique sur imprimer

Dans les barres d’outil partie terminer, imprimer les documents

Dans la fenêtre fusionner vers l’imprimante, choisir

Deux possibilités:

- Dans le volet office dans la partie fusion "imprimer"

Dans la barre d'outils, dans la partie "terminer et fusionner", "imprimer les documents"

- Dans cette fenêtre fusionner vers l'imprimante, il faut sélectionner tout les enregistrements ou les enregistrements en cours

- Envoyer le résultat de la fusion vers un nouveau document

Deux possibilités:

Dans le volet office on clique sur "modifier les lettres individuelles" "terminer et fusionner" cliquer sur "modifier des documents individuels"

Le système à créer un nouveau document qu'il a par défaut nommer "lettre 1"

A l'issue de l'impression on peut décider de sauvegarder le doc sous un autre nom ou alors de le fermer sans le sauvegarder

- Imprimer la lettre type avec les codes de champ

Différence entre affichage écran et impression

Cliquez sur le bouton office- option Word – option avancées – catégorie impression – cocher « imprimer les codes de champ plutôt que leurs valeurs »

- Limiter la fusion à certains enregistrements

- En indiquant une seule condition

- 1ere possibilité

Il faut à l’écran avoir la liste des destinataires

Modifier la liste destinataire – filtrer ou flèche à coté de la colonne

- 2e possibilité

Toujours liste des destinataires – flèche à coté du champ concerné – cliquer sur la variable que le système doit retenir

- Annuler un filtre

Affiche à nouveau la fenêtre « fusion et publipostage » - filtrer – effacer tout

- Comment associer plusieurs conditions

Liste destinataire – filtrer – indiquer 1ere condition – choisir « et » « ou »

Et = système doit trouver dans 1 même enregistrement le résultat des 2 lignes

Ou = Système doit trouver dans 1 même enregistrement le résultat d’au moins 1 des conditions

1 ligne = 1 enregistrement

Word associe toujours les conditions 2 par 2 dans la grille de filtre.

Exemple : Lettres à adresser aux hommes de NANCY et de METZ.

[pic 2]

Les étiquettes

- 1ere étape : Sélection du type de document

Pour faire les étiquettes on va travailler avec un fichier étiquette type et on affichera des étiquettes personnaliser à coller sur des enveloppes

Il faut associer une source de donnée au ficher d’étiquette type

Publipostage – démarrer la fusion et le publipostage – assistant… - étiquette – suivant – modifer la disposition… - options d’étiquettes

[pic 3]

Hauteur : minimum 3cm

Largeur : 9cm

- Sélection des destinataires

Suivant- utilisation d’une liste existante – parcourir

- Disposition de vos étiquettes

Autres éléments

- Aperçu de vos étiquettes

ALT F9

- Fin de la fusion

Imprimer les étiquettes directement en pensant a vérifier les options d’impression, fusionner vers un nouveau document et limiter la fusion a certains enregistrements (voir mode opératoire lettre type)

«Titre» «Prénom» «Nom»

«Adresse_Ligne_2»

«Adresse_Ligne_3»

«Voie»

«Code_postal» «Ville»

«Enregistrement