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Résumé cours techniques de gestion bts sp3s

Par   •  11 Mai 2018  •  1 056 Mots (5 Pages)  •  349 Vues

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La gestion documentaire est une démarche de collecte et d'organisation des informations et documents électroniques au sein d'une organisation.

Il est donc indispensable de disposer à la fois d'outils performants pour collecter les informations pertinentes et d'outils de classement de ces informations afin qu'elles puissent servir l'organisation

Les outils de collecte documentaire

La lettre d'information

Plus communément appelé newsletter, elle est envoyée par une organisation aux individus qui y sont inscrits. Elle contient un certain nombre d'articles, proposés en intégralité ou partiellement et relatent les dernières actions de l'organisation en question. La fréquence d'envoi dépend de la nature de l'expéditeur et peut varier d'une lettre hebdomadaire à une lettre mensuelle, voir annuelle.

La lettre d'information est un bel outil de vue globale de l'actualité d'une organisation. Toutefois lorsqu'elle est trop fréquente, elle finit par être l'inverse, lorsque la fréquence est trop faible, le contenu devient trop conséquent et indigeste.

L'alerte

Elle fonctionne comme la lettre d'information sauf qu'elle est plus précise dans son contenu dans la mesure où le destinataire du courrier électronique sélectionné préalablement ses domaines de prédilection. Cela constitue un réel avantage pour ce dernier qui ne recevra normalement que des informations supposées l'intéresser. L'inconvénient principal est lié au fait que les sites proposant des alertes sont peu nombreux.

La liste de diffusion

Elle favorise le partage d'informations au sein d'un groupe préalablement constitué. Cela implique l'inscription volontaire de chaque participant. Ensuite, le responsable de la liste adresse les nouveautés ou chaque participant peut être amené à adresser des courriers. Les avantages de la liste de diffusion sont également ses inconvénients. En effet, la dimension restrictive de la liste favorise la précision de l'information mais réduit la veille aux membres inscrits.

Les réseaux sociaux

Ce sont des des médias de collaboration ou de communication permettant aux individus appartenant au même cercle ou partageant les mêmes activités d’échanger et/ou de recevoir des informations.

Les réseaux sociaux se sont développés de manière exponentielle ces dernières années et permettent des échanges multiples.

De même, la nature des applications proposées varie en fonction des outils : en effet, Facebook n’a pas les mêmes objectifs que Twitter.

La variété de ces applications permet à chaque utilisateur de ne retenir que les outils qu’il désire utiliser. A l’inverse, cette variété peut conduire à une confusion dans l’utilisation de ces derniers.

C'est un système d’abonnement à un site donné.

Un logiciel, appelé « agrégateur de contenus », se connecte aux sites auxquels s’intéresse un individu afin de vérifier en temps réel si une information nouvelle a été mise en ligne.

Si une nouveauté apparaît, l’agrégateur affiche sur l’écran un court résumé de l’information sur lequel le destinataire du message peut cliquer afin d’en savoir davantage. L’avantage est la réactivité et la précision de l’information reçue. L’inconvénient est que les sites proposant des flux RSS sont encore rares.

Il existe différents logiciels permettant d’agréger les informations. On peut citer, entre autres, Google reader, Netvibes ou Bloglines.

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Les enjeux de la gestion électronique des documents GED

La Gestion Electronique des Documents (ou GED) représente à la fois le processus d’organisation des documents et le logiciel permettant de le réaliser.

À l’heure actuelle, les organisations sont amenées à traiter un volume grandissant de données qu’elles doivent classer et être à même de réutiliser et par conséquent de retrouver facilement.

De plus, la plupart des échanges sont effectués par voie électronique, ce qui implique de disposer d’outils adéquats.

Enfin, l’utilisation d’outils de GED permet à la fois de gagner en efficacité et sert l’organisation en ce sens.

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