Alliasys, étude de cas.

...

selon la tâche à effectuer. Le mode Page est utile pour la modification des en-têtes et des pieds de page, pour l’ajustement des marges et pour utiliser des colonnes et des dessins, pour voir exactement comment ces éléments seront positionnés sur la page imprimée.

 Vous allez maintenant saisir les coordonnées du destinataire de la lettre ainsi que les dates et lieu d’émission de ce courrier :

1. Tapez les coordonnées du destinataire telles qu’elles apparaissent ci-contre puis passez un paragraphe et tapez le lieu d’émission.

2. Pour ce qui est de la date, nous allons utiliser une fonctionnalité de Word que vous connaissez peut-être déjà = l’insertion de champ. Dans le menu [Insertion], cliquez sur [Date et heure] et choisissez le format adéquat de date (numéro du jour mois année) : la date d’aujourd’hui est automatiquement insérée (à condition que votre micro-ordinateur soit bien réglé !).

Vous allez maintenant décaler tous ces paragraphes : il est interdit d’utiliser la barre d’espace de votre clavier ! Pour ce faire, vous avez au moins 2 solutions :

Sélectionner les paragraphes puis déplacer le petit rectangle de la règle (cf. flèche noire sur le dessin de la page précédente)

Ou Sélectionner les paragraphes puis dans le menu [Format], cliquer sur [Paragraphe] et paramétrer le retrait à gauche.

Enregistrez à nouveau votre fichier Word.

 Saisie et mise en forme du corps de la lettre

Il est possible que vous ne soyez pas très à l’aise dans la rédaction de courriers professionnels : il existe des sites Internet qui propose des modèles de lettres.

Voici l’adresse de l’un d’entre eux : http://www.netpme.fr/lettres-fournisseurs/

Vous allez maintenant mettre en forme le corps de la lettre = alignement des paragraphes, choix de la taille et de la police des caractères,... :

Sélectionnez la totalité des paragraphes que vous venez de coller et appliquez la police [Times New Roman] et la taille 12.

Vous allez maintenant changer l’alignement des paragraphes : il faut que tous les paragraphes soient justifiés et que la première ligne de chaque paragraphe soit décalée de 2 cm par rapport à la marge gauche de la feuille. Sélectionnez les paragraphes à partir de "Madame, Monsieur". Voici 2 méthodes pour réaliser ce que je vous demande :

1ère méthode : utiliser les icônes de la barre [Mise en forme] 2ème méthode : utiliser le menu Format/Paragraphe

l Cliquez sur l’icône [Justifier]

l Sur la règle, déplacez le triangle [Retrait de la 1ère ligne] jusqu’à 2

Appliquez les paramètres de mise en forme tels qu’ils apparaissent dans l’image ci-dessus.

Vous devez maintenant compléter la lettre avec les éléments propres à notre situation :

N° bon de commande

Date de l’accusé de réception de la commande par le fournisseur

Date de livraison prévue

Retard constaté (nombre de jours entre date de livraison prévue et aujourd’hui)

Activité de notre entreprise

Il faut maintenant signer cette lettre : inscrivez votre fonction (l’assistant du directeur commercial) puis sur une autre ligne vos prénom et nom à la suite du corps de cette lettre et de les aligner à droite.

Enregistrez votre fichier.

 Pied de page de la lettre

Le pied de page se présente comme l’en-tête : un rectangle en pointillé où on pourra inscrire les informations juridiques et commerciales de la société.

Son intérêt est le même que l’en-tête : il se reproduit automatiquement sur toutes les pages de votre document. De plus, vous n’avez accès ni à l’entête ni au pied de page lors de la saisie de la lettre, cela évite des erreurs.

Le pied de page de notre lettre se présentera ainsi :

Vous allez chercher les informations nécessaires sur Internet (pour remplacer les ???? figurant ci-dessus). Voici l’adresse d’un site qui vous permet de trouver les coordonnées des entreprises françaises à partir de leur nom : http://www.societe.com/

Notez bien les informations ! Remarque : le n° SIREN se compose des 9 chiffres figurant après les termes "RCS RENNES B" sur la fiche de présentation de l’entreprise.

Vous pouvez maintenant réaliser le pied de page dans votre fichier Word : menu Affichage/En-tête et pied de page ou double clic sur la zone

Passez une ligne et saisissez les informations que vous avez recueillies précédemment puis appliquez la police Arial, taille 10 et centrez les 2 paragraphes.

Tracez un trait à l’aide de la barre d’outils [Dessin] au-dessus du texte en utilisant l’icône [Trait] . Si une grande zone de dessin s’affiche, appuyez sur la touche [Echap] et tracez votre trait à la limite supérieure du pied-de-page.

Vous pouvez maintenant fermer le pied de page.

Vérifiez votre travail : faites un aperçu avant impression et modifiez la disposition de la lettre si nécessaire.

Enregistrez votre fichier et imprimez votre courrier.

Étape n°2 : élaborer une facture

Un de nos clients nous a commandé 1 imprimante ainsi que tous les composants nécessaires au montage et à la mise en service de 2 micro-ordinateurs.

Vous êtes chargé(e) d’élaborer à l’aide du logiciel Excel la facture qui sera adressée à ce client. L’objectif de cette étape est de réaliser avec un tableur-grapheur (en l’occurence Excel) un « modèle » de facture qui pourra être utilisé pour tous les autres clients : il s’agit d’automatiser les calculs pour être par la suite beaucoup plus efficace.

Cette étape va vous permettre de comprendre comment sont élaborées les factures dans