La collecte et le traitement de donnée.

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4- Diffusion et conservation des données (2)

Les supports sont nombreux et offrent un niveau de partage et de circulation de l’information plus ou moins large, les informations doivent demeurer simples, claires, compréhensibles et facilement comprises par le personnel pour être efficaces.

* Les réunions : il convient de définir précisément qui peut et doit y participer, préparer les documents qui y seront diffusés et en préciser le statut (par exemple : peuvent ils circuler au-delà des seuls participants ? Si oui à destination de qui ?). Lorsque la taille de l’entreprise le permet, la tenue régulière de réunions d’information internes permet une bonne circulation de l’information et l’échange d’idées de haut en bas, de bas en haut et également entre les différents services.

* Les comptes-rendus de visites, rapports de mission : les destinataires, le degré de confidentialité les modalités de stockage (Où les stocker? Comment : formats papier, numérique ?...), les conditions d’accès aux informations (Qui peut y accéder ?) mais également les conditions de leurs exploitations devront être définis.

* Les lettres d’information régulières (newsletter) et les journaux internes : la politique éditoriale doit être définie préalablement et préciser notamment ce que l’on peut écrire (il convient de prendre en compte la facilité de retransmission qui est associée à ce type de support lorsqu’il est réalisé sous format électronique), qui sont les destinataires, quelle périodicité…

* La messagerie électronique internet est un support de diffusion de l’information très utilisé qui présente plusieurs avantages : simplicité d’utilisation, ciblage aisé des destinataires… L’utilisation de ce support doit toutefois s’effectuer dans un cadre sécurisé : utilisation des logiciels et matériels de sécurité (antivirus, anti-spyware, pare-feu, anti-spam…) pour les serveurs et postes informatiques (avec une mise à jour automatique et régulière) et sécurisation des échanges par le chiffrement des données les plus sensibles. Des règles d’usage sont également à prévoir : n’envoyer le courrier électronique qu'aux personnes concernées, le titre du message doit être bref et clair…L’intranet est un outil qui permet de diffuser et de partager de l’information au sein de l’entreprise : mise à disposition du personnel de tout type de documents, accès centralisé d’informations parfois dispersées dans différents services de l’entreprise (capitalisation des connaissances et mémoire de l’entreprise), possibilité de mise en place de forums… Comme pour la messagerie, ce support doit être utilisé dans un cadre sécurisé et l’information mise à disposition doit être encadrée (structuration autour de rubriques et espaces clairement définis, mise à disposition d’informations utiles…).

Source :

(1) Club des contrôleurs de gestion des ministères économiques et financiers, Recommandation pour la collecte et traitement de données, www.economie.gouv.fr

(2) Service de coordination a l’intelligence économique(juillet 2010), valorisation de l’information, www.economie.gouv.fr

5- Bilan de la 1ère collecte et standardisation du processus

La dernière étape consiste à réaliser un bilan de la collecte et à standardiser le processus de collecte.Bilan de la collecte :Cette démarche permet d’établir un retour d’expérience en identifiant : D’une part ce qui a bien fonctionné et d’autre part, à s’interroger, par une analyse détaillée, sur les causes des dysfonctionnements lors de la collecte et du traitement des données et à définir les actions correctrices afin d’éviter qu’ils se reproduisent.Standardisation du processus :Il s’agit de mettre à jour la documentation associée et de l’archiver, afin de sécuriser les données en les rendant auditables et traçables.