Préparer une intervention dans une réunion

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B. Le fond d’écran

Il doit faciliter la lecture des informations. Il ne doit donc pas être trop contrasté. De même, les fonds saturés de couleur sont à éviter. Les masques de diapositive prédéfinis nécessitent le plus souvent une correction des teintes.

C. Les polices d’écriture

Elles doivent s’adapter au message à faire passer, ainsi qu’aux valeurs de l’entreprise. Il convient de limiter leur nombre à deux (une pour les titres, une autre pour le texte). Le contraste entre le titre et les sous-titres sera marqué en variant leurs tailles et leurs couleurs. Évitez les polices à empattements, difficilement lisibles sur écran.

Une fois tous ces choix arrêtés, faites-les valider par votre manager. Récapitulez ensuite l’ensemble de ces éléments sur un document spécifique.

IV. Saisir le contenu

Une fois le masque de saisie défini, la rédaction du texte du diaporama obéit à quelques règles.

• Les titres doivent illustrer clairement le contenu. Évitez les jeux de mots ou les allusions subtiles, incompréhensibles pour une grande partie de votre auditoire.

• Les sous-titres, limités à deux ou trois, peuvent se répartir sur une ou plusieurs diapositives.

• Les énumérations permettent de bien visualiser et retenir des données. Elles doivent toujours suivre le même schéma de construction. Par exemple, débutez systématiquement par un verbe d’action (à l’infinitif ou à l’impératif) ou un article, etc.

• La ponctuation n’est pas nécessaire après les énumérations, mais elle s’impose s’il y a du texte ou pour dynamiser un titre ou un sous-titre (point d’interrogation ou d’exclamation, notamment).

• Les illustrations doivent, dans la mesure du possible, toujours être placées au même endroit sur l’ensemble des diapositives, de préférence à droite. En revanche, un visuel à mettre en évidence sera plutôt placé sur le côté opposé pour attirer l’œil du lecteur.

La pertinence des titres et des sous-titres doit être vérifiée : quels sentiments sont-ils susceptibles d’éveiller dans l’esprit du lecteur : de l’intérêt, de l’étonnement… ? Un test d’impact du diaporama sur l’entourage est toujours souhaitable.

Lors de la rédaction, les phrases courtes ne retenant que l’essentiel (moins de 10 mots par phrase), un plan type, des énumérations facilitent l’appropriation et la mémorisation du contenu par l’auditoire. Les idées secondaires pourront éventuellement être évoquées à l’oral.

V. Autres conseils

– La sobriété s’impose à l’orateur, notamment si la durée de la présentation doit absolument être respectée.

– La durée d’affichage de chaque diapositive peut être définie en fonction de la quantité et de l’importance des informations présentes sur la page.

– Les effets de transitions peuvent ajouter à la démonstration une certaine convivialité (damier, etc.). Cependant, ils ne doivent en aucun cas devenir systématiques. Leur utilisation marque le passage d’un thème à l’autre.

– Les effets sonores doivent absolument être proscrits des présentations professionnelles (applaudissements, flash photographique…). Ils confèrent au document un aspect amateur et desservent un diaporama professionnel, aussi bon soit-il par ailleurs !