L’ACTION PROFESSIONNELLE

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outil utilisé

Préparation de l’action :

- Lire et analyser le standard interne de l’entreprise

- Elaborer une liste de tâches

- Choix du mode de diffusion de la procédure

Actions :

- Prise de rendez-vous avec les responsables de chaque service

- Collecte et analyse des informations internes

- Mise en forme du document en respectant les normes et la charte graphique

- Rédaction de la procédure

- Mise en forme

- Relecture et correction

- Présentation d’une maquette au manager

- Modification et impression

- Mise en ligne sur l’intranet de l’entreprise

MOYENS MIS EN OEUVRE

- Word pour la rédaction de la procédure

- Internet pour la recherche des durées légales de conservation des documents

- Intranet : pour prendre connaissance de la procédure déjà mise en place

- Boite mail Outlook : échange de mails et de documents avec les Responsables de service

- Agenda Outlook : prise de rendez-vous avec les Responsables et le manager

- Téléphone pour contacter les Responsable de chaque service

RÉSULTATS OBTENUS

Améliorer la mise à jour de la procédure d’archivage s’est révélé être un travail long et consciencieux.

J’ai dû être attentive, autonome.

L’objectif a été atteint, cette procédure a pu être mise en place sur le réseau Intranet de l’entreprise avant l’audit. L’audit s’est très bien déroulé l’objectif de 250 points a était atteint, la gestion documentaire à étais un point très apprécié par les auditeurs, de plus, la Responsable qualité à féliciter tout son personnel.

Elle pourra être consultée à tout moment par les salariés de chaque service. Elle permet d’avoir une vision précise de l’archivage au sein de l’entreprise, des délais à respecter, de ce qu’il faut faire et surtout comment le faire. De plus, en gardant le fichier sous informatique, ceci permettra de la remettre éventuellement à jour régulièrement ou de la compléter.

Cette mission m’a permis de mieux comprendre le fonctionnement de l’entreprise, du service qualité qui met en place les procédures, les gère et vérifie qu’elles soient respectées.

J’ai pu développer des compétences organisationnelles et rédactionnelles.

En effet, pour réaliser cette procédure, j’ai appris à utiliser un style rédactionnel précis et concis. Il a fallu également que j’organise mon emploi du temps pour réaliser les missions qui m’ont étaient confiées en annexes de cette procédure.