Les obligations comptables des entreprises commerciales

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Ensuite, ces documents doivent être conservé par l’entreprise au mois pendant 5 ans, pendant le délai de prescription.

Enfin, tenir une comptabilité implique aussi une tenue de comptes annuels. L’article L123-12 alinéa 3 du code de commerce énonce que doit avoir lieu l’établissement de « comptes annuels à la clôture de l’exercice au vu des enregistrements comptables et de l’inventaire. » On trouve donc le bilan, le compte de résultat et l’annexe. Le bilan décrit séparément les éléments de l’actif et du passif de l’entreprise et distingue les capitaux propres. Le compte de résultat récapitule les produits et les charges de l’exercice sans que soit mentionné leur date de paiement ou encaissement et il permet de faire apparaître après déduction des amortissements et provisions la perte ou le bénéfice de l’exercice. Et l’annexe complète les informations données par les deux outils précédents.

Lorsqu’ils sont tenus régulièrement et valablement, les livres ont une certaine force probante. Certaines catégories de personnes morales ou sociétés commerciales disposent d’assouplissements vis a vis de leur comptabilité notamment en fonction de la taille de l’entreprise.

- La force probante des livres de comptes et l’assouplissement des obligations comptables applicables à certaines catégories de commerçants

C’est traditionnellement que les documents comptables remplissent une fonction probatoire. Ils sont établis au jour le jour, en fonction de l’activité commerciale, de ce fait ils bénéficient donc d’une présomption de sincérité.

Le principe de la force probante des livres de comptes est posé à l’article L123-23 du code de commerce et est repris aux articles 1329 et 1330 du code civil. Le code civil dispose que « la comptabilité régulièrement tenu peut être admise en justice pour faire preuve entre commerçants pour fait de commerce. » De ce fait, « si elle a été irrégulièrement tenue, elle ne peut être invoquée par son auteur à son profit ».

La force probante n’est pas uniforme, les documents comptables n’ont par exemple pas de force probante à l’égard d’un non commerçant, elle varie selon les personnes.

Mais, ces documents comptables peuvent faire preuve seulement entre commerçants et pour faits de commerce en faveur de celui qui les tient, la preuve étant recevable par tout moyen en matière commerciale. Pour ce faire ils doivent être tenus régulièrement et disposer de pièces justificatives obligatoirement nécessaires.

Si l’entreprise refuse de la communiquer spontanément, les textes distinguent deux modes de transmission de la comptabilité. On peut donc imposer à l’entreprise la production forcée de la comptabilité, l’utilisation des documents comptables a titre probatoire est donc possible selon deux modalités distinctes, à savoir la communication et la représentation.

La communication porte sur l’ensemble des documents comptables et est mis à la disposition du juge et de la partie adverse. Cette mesure n’est admise que de manière restrictive. En effet, ces hypothèses se retrouvent, en vertu de l’article L123-23 alinéa 3 du code de commerce dans les affaires de succession, de liquidation, de communauté entre époux, partage de société et dans les cas de procédures collectives (sauvegarde, redressement et liquidation judiciaire).

La représentation est un mode de transmission plus réduit que la communication. Elle se limite à la production d’un extrait de la comptabilité utile à la solution du litige, elle ne porte que sur la partie utile et intéressante pour le litige. Une partie intéressée pourra demander au juge d’ordonner la production de cette pièce comptable utile à la solution du litige. Elle pourra être utilisée dans toute affaire contentieuse (articles 138 à 142 du code de procédures civiles).

Des documents comptables allégés pour certaines catégories de commerçants. Les personnes physiques ou morales assujetties au régime réel simplifié d'imposition (RSI) peuvent adopter une présentation simplifiée des comptes annuels. Le régime comptable simplifié consiste à enregistrer les créances et les dettes uniquement à la clôture de l'exercice.

L’article L123-16 autorise les petites entreprises à adopter une présentation simplifiée de leurs comptes annuels. Les petites entreprises sont au sens comptable du terme les commerçants, personnes physiques ou personnes morales pour lesquelles au titre du dernier exercice comptable et sur une base annuelle deux ou trois seuils ne sont pas dépasser a savoir un total du bilan de 4000000 euros, chiffre d’affaire de 8000000 euros ou un nombre de salariés non supérieur à 50. Les commerçants qui remplissent deux critères peuvent donc simplifier la présentation comptable et faire le bilan et compte de résultat simplifiés. De plus, les micro-entreprises n'ont pas l'obligation d'établir d'annexe. Le bilan simplifié doit notamment indiquer l'actif immobilisé (fonds de commerce, équipement informatique, immobilier par exemple), l'actif circulant (stocks en cours, acomptes versés sur commande, créances sur les clients, etc.), les capitaux propres, les charges et les produits constatés d'avance, les provisions, les dettes (emprunts, avances et acomptes sur commandes en cours et les fournisseurs.

Le compte de résultat simplifié doit préciser notamment les charges d'exploitation (impôts, salaires, etc.) et les produits d'exploitation (ventes réalisées par exemple).

Par exception, certaines catégories d'entreprises ne peuvent bénéficier de ces allégements : établissements bancaires, entreprises d'assurances et mutuelles, sociétés cotées et organismes faisant appel à la générosité publique...

L'auto-entrepreneur bénéficiant du régime fiscal de la micro-entreprise doit tenir une comptabilité allégée (L123-25).

Dans les grandes entreprises au contraire des documents en plus sont demandés, c’est non une allégation mais une augmentation des documents obligatoires demandés. Se sont les documents prévisionnels qui sont exigés (plan de financement prévisionnel, textes ou documents susceptibles d’orienter leur gestion,…)

- La définition et la fixation des principes d’établissement comptable

Il est obligatoire pour une entreprise de tenir des comptes annuels, documents comptables (A) rédigé selon quelques