Etude de cas Distrifioul

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MISSION 3 : Etude juridique

Nous avons rédigé une note de synthèse à l’attention du gérant résumant les contraintes juridiques en matière de comptabilité informatisée et justifiant que l’ERP choisi permettre de les respecter.

Avec le développement des outils informatiques de gestion de la comptabilité, les entreprises se sont massivement tournées vers l’utilisation des systèmes informatiques pour tenir leur comptabilité. Afin de tenir compte de ces pratiques, l’administration fiscale a mis en place des procédures de contrôle spécifiques aux comptabilités tenues au moyen de systèmes informatisés.

Depuis le 1er janvier 2014, les contribuables qui tiennent leur comptabilité au moyen de système informatisés doivent la présenter sous forme de fichiers dématérialisés lors d’un contrôle de l’administration fiscale (article L.47 A-1 du livre des procédures fiscales). Le service des impôts demande les fichiers d’écritures comptables. Ces fichiers des écritures comptables doivent répondre aux normes codifiés à l’article A.47 A-1 du livre des procédures fiscales.

Un ERP (Entreprise Resource Planning) ou également appelé PGI (Progiciel de Gestion Intégré) est un système d’information qui permet de gérer et suivre au quotidien, l’ensemble des informations et des services opérationnels d’une entreprise.

Pour que le PGI choisi respecte le fichier des écritures comptables il faut qu’il y a un certificat éditeur, qui sauvegarde le fichier, puis il doit être codifié pour être transmit au service des impôts que si celui-ci est conforme à la structure du fichier attendu du service des impôts.

MISSION 4 : Gestion des ventes

Chaque jour par courrier, l’entreprise reçoit des bons de commande des clients entreprise. Généralement la livraison a lieu dès le lendemain ou le surlendemain en fonction des disponibilités des livreurs.

Les commandes des clients particuliers en général sont passées par téléphone, elles sont notées sur une fiche de téléphone. A partir de ces commandes nous organisons la tournée des livreurs.

A savoir il y a 2 camions dont un de 10000 litres et l’autre de 6000 litres. En sachant qu’il y a une tournée le matin et une tournée l’après-midi.

Nous avons complété le bon de route destiné aux livreurs. Pour les clients particuliers, ils prennent le contact avec l’entreprise pour fixer l’adresse de livraison et fixer la quantité de litre souhaité.

Pour les clients d’entreprises lieu de livraison et la quantité est inscrite sur le bon de commande envoyé par courrier.

Nous avons créé un tableur pour suivre les contrats de maintenance qui permettent de budgétiser les encaissements d’octobre, novembre et décembre du fait des renouvellements des contrats de maintenance.

Dans ce tableur nous l’avons organisé les clients en fonction de la date échéance de manière croissante. Nous avons déterminé les différents types de contrats (M1, M2, M3, M4) et les prix.

Avant de compléter les bons de route nous avons décidé de faire un tableau comparatif pour choisir quel camion nous choisissons pour chaque client

[pic 2]

[pic 3]

MISSION 5 : Gestion comptables des opérations commerciales

Nous avons paramétré un PGI en deux modules :

-le module comptable

Nous avons pris les comptes créés dans la mission 2 sur les clients, la maintenance.

-le module commercial

Pour créer les familles d’articles avec les différents articles à l’intérieur.

Ceux-ci nous permettrons d’élaborer les bons de commandes (ou livraison) et ensuite la facturation.

Notre groupe a rencontré quelques difficultés car c’est la première accroche avec ce logiciel mais avec quelques tâtonnements nous sommes arrivées au but

Exemple :

→ Famille Maintenance

Article M1 ; M2 ; M3 ; M4

Remarque : lors de la création d’un bon de commande le résultat HT est différent de celui d’Excel à cause des décimal qui sont différentes.

Conclusion :

Durant le premier AP nous avons travaillé tous ensembles.

Nous avons commencé à 2 (Cécile et Cindy) puis une semaine après est arrivée Tannaz. Nous nous sommes réparties les tâches assez rapidement Cécile et Cindy ont commencé par travailler sur l’informatique (schéma mission 1). Tannaz sur le compte rendu. Nous nous sommes entraider les unes aux autres, quand une fille ne comprenais pas une autre lui expliquer et une pour finir continuer le travail pour avancer.

Cette AP a mis à contribution nos nerfs en vue du problème rencontré lors de la mission 5. Il y a eu également quelques aléas pour le PGI pour changer le tarif pour les différents types de clients.

Nous l’avons recommencé plusieurs fois car c’est une initiation pour nous et donc après quelques tâtonnements nous avons réussi à atteindre notre but. Cette première AP nous a permis d’acquérir en autonomie.