Solevento f3

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Scénario 2 : aménagement de la salle + scanner + emprunt géré par une tierce personne + abonnement version papier + scan du sommaire

Scénario 3 : aménagement de la salle + photocopieur + emprunt géré par une tierce personne + abonnement version papier et électronique

Scénario 4 : aménagement de la salle + scanner + abonnement version papier et électronique

Scénario 5 : abonnement version électronique seule (pas d’aménagement de la salle)

SOLEVENTO

Camille Martin

Assistant(e)

RAPPORT D’ETUDE

Gestion des revues scientifiques

Le

PJ :

Diagramme d’ishikawa

Matrice des MOFF

Tableau chiffré

A

Adeline KERCHACHE

Directrice Recherche et Développement

INTRODUCTION

• Rappel du problème

• Annonce du plan

1. Diagnostic

1.1. Problèmes rencontrés (voir diagramme d’Ishikawa ci-joint)

• Comportemental : non-respect de la procédure en vigueur, détérioration et perte de revues

• Matériel : salle de lecture peu conviviale (peu de chaises, peu de tables), dysfonctionnement du photocopieur (mauvaise qualité de reproduction, pannes fréquentes)

• Organisationnel : méthodes de gestion inadaptées (archaïques pour un domaine aussi pointu)

1.2. Conséquences (voir matrice MOFF ci-jointe)

• Information incomplète des chercheurs : risque pour l’entreprise d’être distancée par la concurrence, manque de réactivité des chercheurs…

• Mécontentement lors de recherches infructueuses : pertes de temps, risques de tensions entre chercheurs…

• Recherches longues et peu performantes

La gestion actuelle des revues ne donne pas satisfaction et ne permet pas d’atteindre les objectifs de l’entreprise en termes de possibilité de réactivité des chercheurs, de capacité d’innovation, etc.

Des solutions de différents ordres peuvent être proposées. On peut en effet envisager des actions visant à améliorer le dispositif actuel ou encore introduire de nouvelles méthodes de diffusion de l'information.

2. Propositions de solutions

(Elles devront être argumentées, et chiffrées chaque fois que c’est possible.)

2.1. Améliorer le dispositif actuel

• Lecture sur place + photocopieur (ou scanner relié en réseau)

– Aménager la salle. (Accepter toute solution compatible avec les contraintes liées au contexte et aux locaux.)

– Remplacer le photocopieur.

– Donner la possibilité de numériser.

Avantages

Inconvénients

Coûts de l’investissement

Salle plus fonctionnelle

Coût (photocopieur/scanner)

– 586,30 € (avec scanner)

– 1 346,30 € (avec nouveau photocopieur)

• Emprunts gérés par une tierce personne

– Gérés par l’assistant à l’aide d’une fiche d’emprunt ou d’un logiciel spécialisé.

– Prévoir plusieurs exemplaires d’une même revue si la périodicité est courte (pour que tout le monde puisse avoir des informations fraîches). On peut aussi moduler le temps d’emprunt en fonction de la périodicité.

Avantages

Inconvénients

Coûts

– Meilleur suivi des emprunts

– Diminution des délais de retour des revues

– Coût du temps passé par l’assistant

– Déresponsabilisation des chercheurs

– 60 € (achat logiciel Papyrus)

– 664,56 € (main-d’œuvre)

– Ajouter, le cas échéant, le coût des exemplaires supplémentaires

• Emprunts en libre-service

– Procédure à créer et à diffuser

– Sensibilisation du personnel

– Enregistrement sur un tableau Excel disponible sur l’espace collaboratif, avec alerte (macro)

Avantages

Inconvénients

Coûts annuels

– Autonomie dans la recherche documentaire

– Responsabilisation des chercheurs

– Aucun coût

Efficacité relative s’il y a un manque de rigueur.

0,00 €

2.2. Faire circuler les revues dans le service en créant des listes de diffusion

• Diffusion rotative avec fiche suiveuse comportant la liste de diffusion

• Diffusion en étoile avec fiche chez l’assistant et liste de diffusion