SEMINAIRE DE TECHNIQUES D’ANIMATION ET DE CONDUITE DE REUNION

...

Mais de manière précise, il est impossible d’établir une liste exhaustive des types de réunions auxquelles l’on peut avoir affaire, du fait que chaque structure publique ou privée en crée régulièrement, par le souci d’adapter à un contexte donné, la forme de réunion qui convient. Cependant, l’on distinguera les réunions suivantes.

A - Les Réunions «Flash» ou réunions brèves

Il s’agit d’une occasion de rencontre et d’échange caractérisée par le peu de temps consacré aux points inscrits à l’ordre du jour. Le souci premier des participants - du reste peu nombreux - est d’atteindre à un résultat précis par le biais de cette concertation rapide où il n’est souvent pas besoin que l’on s’asseye. C’est entre deux activités majeures, entre deux avions ou au cours d’une pause de 5 à 20 minutes que l’on tient pareille réunion. Ce type de réunion de 5, 10 ou 15 minutes peut se tenir dans un cadre informel comme le hall d’un aéroport ou par téléphone ou encore par vidéo connexion.

B - Les Réunions de Service

Au sein d’une administration publique ou dans une entreprise du secteur privé, l’on a instauré des cadres de rencontres formels périodiques qui permettent des échanges et des concertations sur leur gestion et leur devenir. Prévues pour une durée qui varie entre 30 minutes et une heure, ces réunions de service n’ont rien de particulier. Elles sont convoquées et animées par le responsable de la structure ou par l’un de ses collaborateurs, comportent un ordre du jour en quelques points et se terminent par des décisions qui n’ont d’autre but que celui d’assurer un bon fonctionnement de cette administration ou de cette entreprise à travers ses services. Le nombre des participants peut varier entre 5 et 15 personnes dont au moins un représentant de chaque service.

C - Les Réunions multi-métiers, pluridisciplinaires, inter service ou de groupes de niveau hiérarchique différents ou simplement composites

Par multi-métiers, il importe de comprendre que les différentes spécialités d’une seule et même activité se rencontrent en vue d’une concertation synergique. A cette occasion, plusieurs intervenants font office d’animateurs, mais à tour de rôle. La présence d’un animateur en la personne du manager n’est pas indispensable ; elle peut être suppléée par celle du secrétaire de séance.

A cette occasion, les participants, sur un ordre du jour précis, abordent des questions de gestion et de haute technicité, sans pour autant être « obscurs » par l’usage d’un langage trop spécialisé. L’expertise qui est requise en cette circonstance est mise au service de l’administration ou de l’entreprise. Pour les réussir, il faut s’informer sur les autres disciplines et entrer dans le contexte et l’esprit d’un secteur de métier avant de le juger.

D - Les Réunions de gestion ordinaire ou d’activité

De même que les réunions de service, les réunions dites de gestion ordinaire sont des occasions de rencontre prévues par les textes de l’entreprise. Elles sont convoquées dès qu’un problème lié au fonctionnement de la structure est décelé. Cette réunion est convoquée à la demande du responsable qui en est également l’animateur.

Concertation entre des élèves ou des étudiants quant à des problèmes liés à leur vie scolaire, réunion des membres d’une coopérative agricole sur la gestion financière de celle-ci, réunion ou conseil de gouvernement restreint à une catégorie de Ministres ou élargie à l’ensemble des membres du gouvernement, etc., les réunions de gestion ordinaire se tiennent suivant une fréquence déterminée longtemps avant qu’elles ne se tiennent. Les échanges coordonnés par un animateur principal ont pour but d’amener toutes les compétences à s’exercer dans une même direction, pour que sur les points indiqués, l’ensemble des membres de la structure soit irréprochable par ceux qui leur ont confié ce mandat.

E - Les Réunions du Comité directeur de l’entreprise

Ce type de rencontres réunit exclusivement les cadres, les chefs de service et toutes les personnes ressources auxquelles une responsabilité est confiée dans une administration ou une entreprise. A ce niveau, de même qu’à tous les autres postes clés d’administration d’une structure, la réunion fait l’objet d’une convocation régulière, d’un ordre du jour défini et soumis à approbation ; sa durée est d’une heure. Cette rencontre est placée sous la supervision du Conseil d’Administration et du Comité directeur de l’entreprise, instances auxquelles un compte rendu clair et précis doit être fait. Au cours de cette réunion, le manager, qui est l’animateur principal, expose une situation, l’analyse, propose des solutions et recueille le sentiment de ses collaborateurs, puis des Conseillers, avant d’adopter sous la forme d’une synthèse, les propositions enregistrées.

F - Les Réunions du Conseil d’Administration

Les textes régissant le fonctionnement d’une administration ou d’une entreprise prévoient des rencontres périodiques uniquement réservées aux membres du Conseil d’Administration. Il s’agit de personnes expérimentées et distinguées par de hautes qualifications dans la vie sociale ou professionnelle. Il s’agit d’une réunion d’une heure trente au cours de laquelle la situation de gestion de l’entreprise est examinée à la lumière des résultats de l’exercice semestriel ou annuel présenté par le Comité directeur.

Si des irrégularités ou des dysfonctionnements de gestion apparaissent et s’avèrent graves, la décision est prise d’en faire un des points de l’ordre du jour de la réunion de l’Assemblée générale.

G - Les Réunions d’information ascendante ou descendante

Cette occasion de rencontre réunit en trente ou quarante cinq minutes, les représentants des différentes catégories de personnels, de manière à leur communiquer des informations importantes et inhérentes à la gestion de l’entreprise. De même, ce type de réunion, quoique animé par le manager en personne, peut être, comme la précédente, organisée autour d’un seul point – par exemple « informations » - et le lieu de recevoir des informations de la part des représentants des personnels situés à la base ou au sommet de la hiérarchie de la structure.

H