Positionner son travail d'assistant

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À l’intérieur de l’entreprise : personnels de tous les services, responsables hiérarchiques, représentants du personnel ;

• À l’extérieur de l’entreprise : organismes sociaux (Urssaf, caisses de retraite, Assedic…), sociétés d’intérim, cabinets de recrutement, écoles, universités, organismes de formation, sous-traitants…

Missions du poste

• Gérer les formations, les relations internes et sociales ;

• Assurer l’administration quotidienne des salariés : gestion des entrées et sorties, mise à jour des dossiers individuels, suivi des dossiers maladie et des congés ;

• Aider au recrutement et faciliter l’intégration des nouveaux salariés ;

• Préparer les réunions avec les partenaires sociaux ;

• Établir des tableaux de bord en vue de la réalisation du bilan social ;

• Informer le personnel sur la législation sociale et les avantages sociaux ;

• Gérer les tickets-restaurant ;

• Être à l’écoute du personnel et répondre à ses besoins ;

• Faire l’interface entre le directeur administratif et financier et le personnel.

Activités du poste

Gestion administrative des salariés

• Remplir les bordereaux de charges sociales ;

• Suivre les dossiers maladie et prévoyance ;

• Renseigner les tableaux de bord relatifs à la fonction RH (suivi des effectifs, masse salariale, données sociales…) ;

• Établir et suivre les contrats et les DUE (déclarations uniques d’embauche)

• Gérer les absences, les embauches et les départs ;

• Élaborer les dossiers administratifs destinés aux organismes externes dans les domaines de la formation et de la reconversion professionnelle.

Gestion opérationnelle du personnel

• Aider à l’élaboration de la politique de recrutement (calendrier, relations avec les écoles et les universités, participation aux salons…) ;

• Prendre en charge le processus de recrutement (description des postes, diffusion des annonces, réception et tri des CV, présélection des candidats, conduite des entretiens, participation à la prise de décision) ;

• Participer à la gestion prévisionnelle des compétences ;

• Accompagner la mobilité et la gestion des carrières ;

• Contribuer à l’élaboration et au suivi du plan de formation (définition des besoins, conseil sur le choix des stages et de l’organisme de formation, inscriptions, bilans…) ;

• Préparer et assurer le suivi des réunions avec les représentants du personnel ;

• Participer à la réalisation du bilan social ;

• Participer à l’organisation du travail ;

• Prendre en charge l’intégration des candidats recrutés ;

• Participer au développement des outils de gestion des emplois utiles aux responsables hiérarchiques ;

• Collaborer à la mise en place d’une politique de prévention des risques et d’amélioration des conditions de travail ;

• Aider à la mise en place des procédures qualité ;

• Participer à des actions de communication interne (journal d’entreprise, mémos juridiques…) ;

• Mener des études et enquêtes ponctuelles en ressources humaines.

Compétences requises

Connaissances théoriques : Bac+2

Compétences techniques ou méthodologiques :

• Maîtriser les technologies de l’information et de la communication ;

• Savoir rechercher et synthétiser les informations ;

• Avoir une expression écrite et orale de qualité ;

• Déceler les urgences et les priorités ;

• Anticiper et apprécier la charge de travail pour la planifier ;

• Gérer son stress.

Compétences comportementales :

• Rigueur, organisation ;

• Anticipation, réactivité, rapidité, disponibilité ;

• Initiative, autonomie ;

• Discrétion, patience ;

• Curiosité professionnelle.

3. Apprécier les enjeux, les contraintes et les priorités

Établissez un tableau dans lequel vous dégagerez les tâches à réaliser, leur contrainte et leur priorité.

Proposition de réponse

Il convient d’aider les étudiant(e)s à distinguer les notions de priorité, d’importance et d’urgence (voir F3, chapitre 10, et cours complémentaire ci-après).

Tâches à réaliser Contraintes Priorité

Envoi des lettres recommandées avec accusé de réception pour convocation à un entretien préalable à un éventuel licenciement. Temporelle 1

Mise en circuit interne des magazines professionnels. Matérielle

Temporelle 6

Création et suivi du tableau de bord des recrutements en cours et à venir. De qualité 11

Convocation aux entretiens de recrutement. De qualité

Matérielle

Temporelle 2

Debriefing avec votre manager sur les entretiens de recrutement. Temporelle 7

Rédaction des fiches « Compte-rendu d’entretien ». De qualité

Temporelle 8

Rédaction des