Filtrer les demandes

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avec M. Romanet. Toutefois, si vous rencontrez un problème sur l’un de nos produits, je peux vous mettre en relation avec le service des ventes qui sera à même de vous répondre et de trouver une solution à votre problème. Si vous le souhaitez, j’appelle immédiatement le service concerné afin de savoir si quelqu’un peut vous recevoir dans les meilleurs délais et trouver une solution qui vous convienne. Je crois que c’est la meilleure solution… »

3. Assurer le filtrage des courriels

■ Rédigez une note dans laquelle vous faites part de vos suggestions.

Quelques pistes

Il s’agit ici d’aider le manager à trouver des solutions concernant son problème d’afflux de messages indésirables et de difficultés à gérer sa boîte aux lettres électronique. Il s’inquiète également de la préservation de l’identité de ses destinataires car il utilise fréquemment les courriels pour des envois multiples. L’interface électronique lui permet de réceptionner, classer, rédiger et envoyer ses messages électroniques. L’étudiant peut adapter la réponse en fonction du logiciel qu’il utilise. Les articles de presse (annexes 4 et 5) joints en pages 152 à 154 du livre, offrent des démarches à suivre que l’étudiant pourra exploiter dans la note.

Proposition de réponse

Société VariétéBio

NOTE D’INFORMATION Y, le

Émetteur :

Prénom NOM. Assistant(e) de manager Destinataire :

M. ROMANET

Objet : Gestion efficace d’une boîte aux lettres électronique Pour information

Lors de notre dernier entretien, nous avons longuement discuté du problème que vous rencontrez actuellement : la gestion de votre boîte aux lettres électronique. En effet, comme de nombreuses personnes, vous recevez de multiples courriels non désirés, vous ne savez plus lesquels éliminer et vous craignez de ne pas répondre aux messages importants. Par ailleurs, vous voudriez pouvoir protéger votre ordinateur et vos destinataires.

Je vous ai proposé de réfléchir à votre problème pour vous soumettre quelques solutions et vous aider dans votre démarche de gestion efficace de votre boîte à lettres électronique. Je vais essayer de clarifier certains aspects du problème et vous suggérer des solutions et conseils à mettre en œuvre. Après vous avoir parlé des spams et de la façon de les limiter, je vous fournirai quelques pistes pour mieux gérer votre boîte.

I. Reconnaître les courriers indésirables

1. De quoi s’agit-il et quelle en est la provenance ?

Les spams ou pourriels sont des courriers non désirés et non sollicités, envoyés en masse à une multitude de destinataires. Ils les gênent, et, par ailleurs, le coût d’envoi d’un courrier électronique étant négligeable, les destinataires assument par contre le coût de réception et de stockage en boîte aux lettres (93 % des courriers reçus au printemps dernier seraient des spams).

Ces courriels peuvent émaner de simples particuliers, de publicitaires, de services marketing des entreprises qui veulent promouvoir leurs produits, services ou sites. Mais les émetteurs peuvent également vouloir nuire au système de messagerie électronique, voire atteindre les réseaux et postes de travail.

2. Comment se trouve-t-on victime de spams ?

Les « spammeurs » disposent de différents moyens pour récupérer les adresses électroniques :

– sur Internet grâce à des logiciels (robots) qui parcourent les pages et messages et stockent au passage dans une base de données toutes les adresses y figurant ;

– les adresses peuvent être vendues par les fournisseurs d’accès ;

– les forums de discussion sur le Web peuvent être le lieu de récupération ;

– lors d’une commande sur un site Web, il arrive que l’adresse soit demandée et enregistrée ou interceptée ;

– l’adresse est parfois également générée au hasard.

3. Comment les reconnaître ?

L’adresse de l’expéditeur est le plus souvent à consonance anglophone.

L’objet contient parfois des symboles, des nombres, des caractères spéciaux…

Le message comporte parfois « re » ou « trans » ou « fw » pour laisser supposer qu’il s’agit d’une réponse ou d’un transfert effectué par une connaissance.

4. Comment limiter l’invasion ?

Ne jamais répondre à un spam car, si l’adresse de l’émetteur est correcte, la réponse confirme la validité de l’adresse.

Ne pas répondre au courrier indésirable même pour se désinscrire, à moins que l’on ne connaisse l’expéditeur et que celui-ci soit approuvé. Ici également, la demande de désinscription valide l’adresse.

Ne pas transférer les chaînes de messages.

Il est conseillé de déguiser son adresse de messagerie lors de sa publication dans un groupe de discussion, une salle de conversation, des forums ou autres lieux publics.

Il est préférable d’utiliser des adresses de messagerie séparées à des fins différentes. On peut en configurer une à usage personnel et en utiliser une autre pour les activités plutôt publiques, notamment pour demander des informations, effectuer des achats…

Lors de l’inscription pour la banque, les achats et les bulletins en ligne, il est vivement conseillé de consulter la déclaration de confidentialité avant de révéler son adresse de messagerie ou d’autres informations personnelles.

On peut également rechercher un lien ou une section (généralement en bas de la page d’accueil du site Web) intitulé « Déclaration de confidentialité », « Stratégie de confidentialité », « Termes et conditions » ou « Conditions d’utilisation ». Si le site Web n’explique pas comment seront utilisées les informations personnelles, il faut réfléchir à deux fois avant d’utiliser ce service.

Ne pas se laisser attendrir en diffusant des messages. Il peut s’agir d’un hoax (« canular »). À ce sujet, il est toujours possible de vérifier la véracité du message en allant sur le site