Square du château 59400 Cambrai

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3. Le rachat et la rénovation du château par le groupe Gerpro :

En 1962, le groupe Maison Familiale, promoteur immobilier international, rachète le Château de Morenchies et les terrains avoisinants pour y construire la résidence "la Forêt». En 1973, il est décidé de restaurer le château en respectant l’architecture et la décoration initiale. De même à côté du château les écuries bâties en briques du pays abritent aujourd’hui l’Orangerie (on peut encore y voir les mangeoires et les stalles), complexe composé de salles de séminaires d’entreprise ou de réception au rez-de-chaussée, et de chambres à l’étage.

- Organigramme du Château

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III- L'organisation interne

Définition :

Le système d’information est un ensemble organisé de ressources matérielles, logicielles, humaines qui permettent d’acquérir, traiter, stocker, communiquer des informations dans les organisations. De plus une information est un élément de connaissance susceptible d’être codée pour être conservée, traitée ou communiquée.

A. Le logiciel Eole hôtel :

Le château de la motte Fénelon utilise le logiciel Eole hôtel du groupe GHM (Gestion Hôtel Management) qui est située à Toulouse.

- Celui-ci se compose de plusieurs modules :

- Facturation automatique, prise en compte automatiquement des saisonnalités et tarifs négociés,

- Réservation depuis une centrale de réservation comme par exemple Booking.com,

- Vérification du planning par chambre,

- Envoi d’email de confirmation aux clients depuis la fiche client,

- Gestion des contrats agences, sociétés, tarifs négociés, arrhes,

- Édition automatique des mains courantes, feuille de situation sous PDF.

Toutes les informations d’un client saisi sur le logiciel sont disponibles pour tous les responsables séminaires, comptables et réceptionnistes car c’est un logiciel en réseau. Ce logiciel est utilisé principalement par les responsables séminaires et réceptionnistes.

B. Le logiciel Wi obe :

Le Château de la Motte Fénelon utilise le logiciel comptable WII OBE qui a été exclusivement crée par la société GHM basée à Toulouse. Il n'y a que le Château de la Motte Fénelon qui dispose de ce logiciel comptable.

En effet, ce logiciel a pour but de sortir tous les mois le contrôle de gestion ainsi que le bilan ce que certains logiciel ne font pas.

- Celui-ci dispose de plusieurs modules :

- Il génère tous les mois le contrôle de gestion et le bilan,

- Il supporte les comptes analytiques et généraux,

- Il permet la saisie des écritures avec les comptes analytiques,

- Il génère la balance et le grand livre selon le plan de comptes analytique.

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IV. Les missions réalisées

A. La révision du compte 408 charges constatées d'avance :

1. Définition :

Afin de respecter le principe d'indépendance des exercices, les entreprises doivent régulariser leurs comptes de charges et de produits à l'inventaire. En effet certaines sommes enregistrées concernent l'exercice suivant : il s'agit des charges et produits constatées d'avance. Certaines sommes concernent l'exercice et ne sont pas enregistrées il s'agit des charges à payer et des produits à recevoir.

2. Pratique :

Au cours de l’exercice, le château peut avoir enregistré certaines opérations dans les comptes 471 à 475, faute d’informations suffisantes pour les imputer correctement. Il sont appelés comptes d’attente. A la clôture de l’exercice, ces comptes doivent obligatoirement être soldés. Il conviendra donc, lors des travaux de révision comptable, de rechercher la vrai nature des opérations et de les reclasser dans les comptes appropriés. Réviser des comptes de tiers revient, tout d’abord, à rapprocher les soldes des états généraux avec ceux des états auxiliaires (balance générale/balance auxiliaire, grand livre général/grand livre auxiliaire, balance auxiliaire/grand livre auxiliaire).

Cela consiste ensuite à rapprocher les factures clients et fournisseurs de leur règlement (on appelle cela le lettrage), à résorber tout dysfonctionnement de compte (compte fournisseur débiteur, compte client créditeur, etc.) et à analyser ceux qui présentent une antériorité importante. Cela pourra donner lieu à la constater de provision pour créances douteuses. Ces travaux pourront aboutir à comptabiliser des factures non parvenues (et des avoirs à recevoir) ou des factures à établir (et des avoirs à établir).

B. Vérification de la caisse :

- Définition :

Le contrôle de caisse consiste à vérifier les opérations passées dans le journal de caisse et à procéder au rapprochement du solde théorique au solde physique se trouvant en caisse. Sauf erreur ou omission, le solde théorique doit être identique au solde physique Le caissier doit théoriquement, à la fin de chaque journée effectuer un contrôle de caisse rapide afin de s’assurer qu’il n’y a pas d’écart entre le solde physique et le solde théorique. S’il y a des écarts, il doit être capable de les justifier.

- Les différentes fonctions de la caisse :

Les fonctions de la caisse sont toujours remplies par les réceptionnistes :

* Encaissement des factures,

* Gestion des coffres,

* Change,

* facturation.

- L’encaissement