Events Guidelines

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E. - 14 -

F. Autres coûts connexes - 14 -

G. Coût des autres ministères participants - 14 -

5.0 Annexe B: But, circonstances et justification - 15 -

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Approbation d’un événement - Processus graphique

[pic 1]

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1.0 Événements

Généralement, les événements représentent ou soutiennent les activités d’affaires et de gouvernance du ministère et peuvent inclure à la fois des fonctionnaires et des non-fonctionnaires.

Les approbations telles que définies dans la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements (DVACE) ne sont pas requises lorsqu’un événement est principalement lié à l’exécution du mandat principal du ministère. Toutefois, notez que toutes les autres annexes de la présente directive continuent de s’appliquer.

CONSIDÉRATION IMPORTANTE

La Directive sur les dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d’événements du Conseil du Trésor souligne la nécessité d’un examen approfondi du nombre d’événements, du contexte et de leurs coûts de voyage, d’accueil, de conférence et des autres coûts connexes, ainsi que de l’obligation d’examiner la pertinence continue des événements annuels récurrents. Tous les employés fédéraux sont responsables d’exercer une gestion rigoureuse des coûts des événements, incluant des mesures pour réduire, minimiser at/ou éviter les coûts.

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Mandat Principal des Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC)

AANC est responsable de deux mandats, soit les affaires autochtones et le développement du Nord, qui ensemble, appuie les peuples autochtones (Premières Nations, Inuits et Métis) et les résidents du Nord dans leurs efforts pour :

- Améliorer leur bien-être social et leur prospérité économique;

- Établir des collectivités saines et durables;

- Participer pleinement au développement politique, social et économique du Canada

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Mandat Principal vs Mandat Non-Principal

Un événement lié au mandat principal est toute réunion avec des parties prenantes externes organisée dans le but d’exécuter le mandat principal du ministère, ou toute activité avec des parties prenantes externes qui contribue à l’exécution des lettres de mandat des ministres ou à l’exécution du mandat principal ministère tel que décrit dans notre architecture des activités de programme (AAP), à l’exclusion de fonction des services internes.

Un événement lié au mandat principal

Un événement lié au mandat principal est toute rencontre dont le but est de :

– remplir une responsabilité fonctionnelle du mandat principal du Ministère

– réaliser des activités liées à l'exploitation de services de première ligne au sein des programmes de base du Ministère, tel que décrit dans notre Architecture d'alignement de programme

• Inclus des intervenants externes impliqués dans l’exécution/réception de notre mandat ou;

• Inclus des bénéficiaires de subventions et de contributions

• Exclus toujours les rencontres internes

Conformément à la directive sur les dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d’événements (la section 4.1.2), « Les approbations précisées à la section 4.2 ne sont pas requises lorsqu’un événement est principalement lié à l’exécution du mandat de base du ministère. Toutes les autres annexes de la présente directive continuent toutefois de s’appliquer.”

Événement non lié au mandat principal

Tout événement qui ne répond pas aux critères d’événement lié au mandat principal, peut être catégorisé comme un événement non lié au mandat principal.

Cas d’étude:

Cas d’étude 1

Lorsqu’un employé de la région de la Capitale Nationale voyage dans les régions pour donner une formation à des collègues afin que ces derniers puissent former les membres des communautés autochtones afin de supporter un des programmes de base du ministère, un tel événement pourrait être considéré comme un événement qui n’est pas lié au mandat principal du ministère car réputé distant de l’exécution directe de notre mandat.

Lorsqu’un employé de la région de la Capitale Nationale voyage dans les régions pour donner une formation aux membres des communautés autochtones afin de supporter un des programmes de base du ministère, un tel événement pourrait être considéré comme un événement lié au mandat principal du ministère puisqu’une telle formation peut être directement liée à l’exécution de notre mandat.

Cas d’étude 2

Assister à une réunion avec les parties prenantes (comme les membres de comité interne ou externe de différents conseils) pour discuter de l’ordre du jour et des questions en relations avec le développement économique des autochtones. Bien qu’il n’y ait pas une exécution directe de services aux peuples autochtones et/ou du Nord, une telle réunion pourrait être liée à notre AAP et est réputée contribuer à l’exécution de notre mandat principal, donc est considérée comme un événement lié au mandat principal.

Assister à une réunion avec un gouvernement territorial (peuples autochtones et/ou du Nord) pour discuter d’une prestation de programmes ou d’engager la discussion avec eux, cette réunion pourrait être un événement lié au mandat principal du ministère car elle est réputée contribuer à l’exécution de notre mandat principal.

Bien que les comités ministériels d’audit