Des guerriers pour l'avenir

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DATE- L’événement aura lieu après le congé de la construction et avant la rentrée des classes. Donc le 4, 11 ou 18 août (un samedi, alors s’il y a cause de température réellement défavorable nous pourrons reporter l’événement au dimanche)

QUALITÉ -Respect de la réglementation, logistique qui entoure les activités et sécurité, surtout pour les jeunes de 6 à 15 ans, dans un contexte d’activités plein-air. Qualité de l’environnement, de l’eau, assurer qu’il y est du personnel qualifié et en quantité suffisante. Être certain que cette journée dans tous ces aspects ne perde pas de vue l’objectif : avoir le plus de gens possible (minimum 250 pers.), amasser le plus d’argent possible pour opération enfant soleil et faire bouger les gens dans la bonne humeur.

CONCEPTION

Puisque les obstacles sont créés sur un parcours très vastes autant pour les adultes que les juniors, cela donnera l’impression espéré, une course dont on ne connaît pas la destination finale! Cette journée sera haute en couleur et dominé par le rouge feu et l’or. Des gladiateurs homme et femme accueillerons les participants et les visiteurs à l’entrée du site et à la fin du parcours. Il y aura un podium à la fin de la course qui réunira chaque spartan pour la remise de médaille et la prise de photo. Il y aura présence de photographe sur les parcours pour commémorer ce premier parcours à Québec. Il y aura des casiers à l’accueil afin que les participants y déposent leurs effets personnels, mais nous ne sommes pas responsables des objets volés ou perdus.

PLANIFICATION

BUDGET -Le travail débutera le 10 septembre 2012. Sport Québec investira une mise de fond de 25000$, qui permettra d’avancer le dépôt de location à Stoneham, couvrir le salaire des 3 employés, la publicité et les imprévus. La fluidité monétaire sera permise par la vente des billets en ligne qui débutera le 17 septembre et en magasin dès le 1er octobre. Les participants pourront profiter de prix avantageux en s’inscrivant en groupe de 10 et 4 personnes. En date du 2 novembre 2012, 2 février 2013, 2 juin 2013 et 6 août 2013, les prix augmenteront afin d’inciter les gens à s’inscrire le plus rapidement possible et en plus grand nombre, puisque le prix individuel sera plus dispendieux. Le montant pour les participants junior (6 à 15 ans) sera fixe à 15$. Chaque visiteur paiera le prix de 10$ à l’entrée. L’évaluation de participation est de 1 840 participants et 500 visiteurs pour un total de 120 475$ dont l’investissement de 25 000 sera remboursés à Sport Québec et 20 000 sera remis à Opération Enfant Soleil. On peut compter sur un investissement de 50 000 pour une 2e édition.

ÉCHÉANCIER -Il y aura une réunion à chaque lundi dès le 4 septembre afin de faire un suivi sur l’évolution du travail de chacun. Il y aura 2 semaines pour déposer le projet à Opération Enfant Soleil et à Stoneham et obtenir leur accord afin d’inscrire leur logo sur les affiches, billets et site internet. Il y aura 3 semaines pour obtenir les contrats signés des commanditaires, puisque les affiches et billets seront en magasin le 1er octobre et la sortie du communiqué de presse est prévue pour cette date. Enfin, le début des travaux des parcours se fera le 5 août et l’installation de la technique, son, télé, scène D.J. et les kiosques les 8 et 9 août. (Voir scénario détaillé dans l’annexe)

SCÉNARIO - L’entrée en matière et le début des travaux sont prévus pour le 5 août dès 7h30. 3 employés et 10 manutentionnaires seront sur place chaque jour. L’aménagement du parcours adulte débutera lundi pour se terminer le jeudi, où l’aménagement du parcours junior débutera. Il y aura toujours 1 heure de pause repas et la journée se terminera à 17h30, sauf pour la journée de l’événement, car toutes les équipes seront présentent dès 7h00 jusqu’à 20h00. Les bénévoles seront demandés vendredi et samedi seulement. Le coup d’envoi de la course aura lieu à 10h00 et sera suivie de départ imminent, soit à 10h30 et 11h00 afin de maîtriser les participants dans leur parcours. Une cérémonie de remise de médailles et de prix ainsi que l’occasion de remercier nos commanditaires sont prévu de 13h45 à 14h30. La fermeture des kiosques et de toutes autres unités aura lieu à 16h30. Le dimanche, 2 employés et 5 manutentionnaires seront présent pour une dernière vérification générale des lieux.

PRODUCTION

GESTION DU DESIGN -L’entrées des participants et des visiteurs seront identifiées par de grande banderole orange, rouge et noir. Des casiers seront mis à la disposition des participants et seront identifiés à leur numéro de coureur (qui correspondent à leur fiche d’inscription) afin qu’ils puissent y laisser leurs effets personnels; clé de voiture, portefeuille, par contre nous ne sommes pas responsable des objets perdus ou volés. Il y aura à l’entrée du site et au point de départ des spartiates hommes et femmes pour accueillir, divertir et diriger les gens. Pour les visiteurs l’achat de nourriture et rafraîchissement pourra se faire tout au long de la course dans la section prévu à cet effet. Il sera possible de faire place aux visiteurs au point de départ d’arrivée de la course. Ils pourront visualiser les coureurs adulte et junior traverser les obstacles sur un écran géant!! Des athlètes du rouge et or de l’université Laval seront sur place, le D.J. Guy Boulé bien connu dans la région de Québec animera l’après-midi !!

GESTION DES RESSOURCES HUMAINES - Il y aura 3 employés temps plein qui sont membre du Spartan race et de Sport Québec. Par contre seulement 2 travailleront 40hres / semaine pour la durée du contrat, soit du 4 septembre 2012 au 14 août 2013 et un employé à 25hres / semaine du 4 septembre au 15 janvier et deviendra sur rappel du 16 janvier au1er juillet. Le lundi 3 septembre, un souper sera organisé afin de se connaître dans un contexte convivial hors du travail. Il y aura l’emploi de 6 paramédicaux avec 2 véhicules, en plus de s’assurer que tous les employés, bénévoles et éducateurs à l’enfance seront certifiés RCR-DEA. Après l’événement, lorsque tous les aspects auront été finalisés, Une fête aura lieu pour remercier les bénévoles, manutentionnaires et éducateurs. Une lettre de recommandation leur sera personnellement remise afin de saluer leur contribution au succès de l’événement.

GESTION DES RESSOURCES MATÉRIELLES -Le groupe Spartan race possède déjà l’équipement pour créer les parcours. Établir la logistique débute avec la