Note de synthèse, création d'un livret d'accueil à destinatoin des nouveaux salariés

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- Le développement cognitif : jeux Makaton, PECS, informatique

- L’expression : musique, chant, conte, création

- Les activités thérapeutiques : ateliers thérapeutiques, soutien psychologique, séances d’orthophonie et de psychomotricité

- Le développement moteur : Sports d’intérieur et d’extérieur, balade en nature

- La socialisation : courses, nature, médiathèque

- Le développement sensoriel : massage et détente, concond’âne, balnéo

2) Les conditions d’émergement du projet

L’amélioration de l’accueil du nouveau personnel et des stagiaires est un axe, qui a été soulevé lors d’une réunion de la mission qualité.

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Observations :

J’ai passé la première semaine, soit 5 jours, à observer le travail quotidien de la secrétaire de l’IME. J’ai constaté ainsi qu’elle avait un rôle de pivot entre chaque personne que ce soit la Direction, les professionnels, les familles et nouveaux salariés.

J’ai constaté que certaines stagiaires venaient vers elle pour avoir des informations sur la structure ou savoir comment avoir accès à d’autres informations concernant les prises en charge. Cela lui faisait perdre beaucoup de temps à la secrétaire sur ses activités.

Beaucoup de personnes, salariés comme nouveaux, ne savaient pas se servir des ordinateurs et du réseau commun. Il a été constaté que beaucoup ne savaient pas réagir à diverses situations de crises.

Démarche qualité

« Mettre la def »

Ce projet a été mis en place pour diverses raisons. Tout d’abord, par la CPAQ, la mission qualité, avec un axe d’amélioration cité comme « Améliorer l’accueil des salariés et des stagaires ». J’ai eu un retour concernant les stagiaires qui voulaient des informations qui n’existaient pas actuellement ou alors pas mis à jour et enfin les salariés eux-même par leurs ressentis lors d’arrivé de nouveaux.

Diagnostif :

Afin de choisi ce qu’il devait être amélioré, j’ai discuté avec ma tutrice

Projet

A) Constats établis

L’objectif du projet est d’améliorer l’accueil du nouveau personnel et des stagiaires. Le but étant d’uniformiser la qualité de l’accueil. En effet, l’accueil des salariés et des stagiaires est sommaire même s’ils sont satisfait de l’ambiance lors de l’accueil.

Lors du premier jour, ils n’ont connaissance d’aucunes équipes et enfants malgré un entretien d’embauche. Ils ne savent pas vers qui se tourner pour les informations et les salariés eux-même ne sont pas au courant. Lors d’une journée, un enfant à fait une crise d’épilepsie – mettre def – avec une nouvelle salarié arrivé du jour même. Elle n’a pas su comment réagir et a paniqué. Lors d’événements indésirables, il a été constaté que même les salariés ne savaient pas où les saisir et renvoyait la personne vers la Direction qui elle-même renvoyait vers la secrétaire.

Lors d’un accident du travail, j’ai constaté que les remplaçants ne savaient pas non plus vers qui se tourner et mettait des jours à déclarer leur accident du travail.

Les stagiaires n’ont appris qu’a la fin de leur période qu’ils pouvaient être éligible à un remboursement des transport à 50 %.

Proposition de solution :

Après avoir écouté et parlé avec les salariés, les stagiaires et ma tutrice, on a décidé de visualiser les différentes solutions réalisables dans la structure. Il a été retenu d’une première conversation :

- Mettre en place un parcours d’intégration

- Créer une pochette d’informations à la prise de poste

- Créer un livret d’accueil à destination des salariés et des stagiaires

- Faire un classeur regroupant les procédures et les informations importantes.

Nous, ma tutrice et moi-même, avons décidé de procéder par élimination. Chaque solution avaient ses avantages et ses inconvénients.

Le parcours était une idée intéréssante mais pour l’instant trop onéreux pour seulement des remplacements de quelques jours. Il a été dit que c’était l’idée la plus pertinante qui pourrait être mis en place dans les années à venir.

La pochette était mon idée de base depuis le début. J’ai effectué un devis pour avoir une idée du coût et cela était encore une fois trop cher pour cette association qui embauche dans l’urgence pour des temps réduits.

Le livret d’accueil était ce qu’il y avait de plus réalisable. En effet, pour le budget, cela rentrait déjà dans celui des stocks de feuilles d’imprimantes. De plus, on est pas obligé de l’imprimer mais il est possible de l’envoyer par mail pour réduire les coûts d’impressions.

Et enfin, le classeur.

On a choisi dans un premier temps de créer le livret d’accueil et que si j’avais le temps en fonction de mon planning, d’effectuer ce classeur de procédures.

Les choix ont été validé par la chef de service dans un premier temps car elle était plus disponible sur le lieu du à son ETP et enfin validé par la responsable d’établissement.

Méthode d’organisation :

J’ai réalisé dans un premier temps une liste de contrôle pour visualiser toutes les tâches à effectuer. Suite à cela, j’ai créée un planning de GANTT. Cela m’a permit d’organiser mon projet, de ne pas me sentir dépasser, de respecter les délais et d’optimiser au mieux mes tâches.

J’ai commencé par établir une note à destination des salariés et stagiaires informant d’un entretien. J’ai effectué ensuite un tableau pour que les salariés y ajoute leur demande d’entretien. J’ai créer un guide d’entretien pour savoir ce qu’ils