Affirmation de soi

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Le lancement de la réunion

- Accueillir les participants à la réunion.

- Démarrage de la réunion : l’animateur se présente, puis présentation des participants si nécessaire.

- Préciser les rôles (qui est meneur, qui est secrétaire, qui est modérateur..)

- Fixer un temps limite pour la réunion.

- Présenter le contexte et la synthèse de la réunion précédente.

- Indiquer l’ordre du jour et les objectifs de la réunion.

- Fixer les cadres : définir les règles de fonctionnement.

En résumé : l’animateur doit dire l’essentiel tout de suite

Le déroulement de la réunion

L’animateur tout au long de la réunion doit conduire les participants vers les objectifs dans le respect des consignes de départ (temps, ordre du jour).

Le déroulement d’une réunion suit la règle des 80/20.

L’animateur n’intervient pas sur le fonds, le contenu doit venir des participants.

Quelques conseils que l’animateur doit mettre en place pour le bon déroulement de la réunion :

- Après l’introduction, il faut toujours commencer les réunions par les points les plus importants ou les plus délicats.

- Donner un temps de parole suffisant pour l’exposé des faits.

- Instaurer des pauses, des temps de silence.

- Réguler la circulation de l’information en donnant la parole à chacun.

- Utiliser le jeu du questionnement pour favoriser les interactions et la participation.

- Solliciter les avis des autres, leurs analyses, invité à prendre la parole.

- Etre et rester à l’initiative par le questionnement (ne pas prendre position).

- Ecouter, reformuler, faire répéter.

- Interdire les attaques de personnes (certaines personnes peuvent blessé les autres sans s’en rendre compte).

- Faire clarifier ce qui est dit.

- Proposer une méthode pour examiner une question comme le travail en sous-groupes, le recensement des arguments pour et contre ou encore lister les avantages et inconvénients d’une solution.

Conclure la réunion

- Résumer

- Elaborer le plan d’action

- Inciter à passer à l’action

- Assurer le suivi

- Contrôler la réalisation

Pour savoir si une réunion est réussie, on peut se poser quelques questions élémentaires :

- Les participants ont-ils apparis quelques chose de nouveau ?

- Des décisions ont-elles été prises ?

- Les participants savent-ils quoi faire ?

- Dans quelle mesure cette réunion aidera t-elle les participants à atteindre l’objectif du groupe ?

- Les participants ont-ils collaboré entre eux, ont-ils été ouverts et positifs ?

Les différents outils d’une réunion

Le matériel utilisable

Les principaux outils à disposition lors d’une réunion sont :

- le tableau (blanc ou papier).

- les transparents ou diaporamas PowerPoint qui serviront à la présentation de documents, tableaux, courbes, schéma complexes..

- les documents papiers.

Les outils d’animation

Le double tour → permet à l’animateur de s’enrichir des points de vue des autres participants du groupe et de donner la parole à chacun.

Le brainstorming → permet de recueillir de façon spontannée une production quantitativement riche d’idées, de propositions.

Lancer le brainstorming : cibler le sujet, poser la question et la reformuler, écrire la question. Clarifier l’objectif en moins de 8 mots. Rappeler les règles : exprimer toutes les idées mêmes farfelues, s’inspirer des autres par associations d’idées.