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Les achats s’internationalisent et les e ont donc besoin de collaborateurs polyvalents venant d’horizon divers, bon communicants et maitrisant la langue anglaise. Cependant tous les acheteurs n’exercent pas dans des situations complexes et internationales, à niveau bac+2 ou +3 suffit.

Concernant les profils, on distingue les responsables achats des acheteurs. Pour les responsables d’achats les fonctions sont le management d’équipe, la vision stratégiques et la capacité à négocier en interne. Concernant les acheteurs, eux disposent de compétences spécialisées en mat de marché et de négociation.

Il faut également différencier les acheteurs selon la taille de l’entreprise. Dans les grands comptes, l’acheteur fait partie d’un service très structuré, sa responsabilité est beaucoup mieux définie et il est spécialisé sur une activité, un métier. Dans une moyenne entreprise, il lui est déjà confié plus de responsabilité. Dans une TPE, il est multitâche.

Par ailleurs, l’acheteur est un connaisseur de plus en plus fin des outils informatiques dédiés à sa fonction, une part de la valeur ajoutée de l’achat étant de produire, des tableaux de bord, des ratios et d’informatiser les procédures. Enfin, du fait de son travail en binôme avec l’opérationnel, technicien du produit à acheter, c’est un homme de réseau qui garde le contact avec ses clients internes.

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Les différentes fonctions dans les achats

Il existe de nombreuses fonctions dans le domaine des achats. Dans les entreprises, on peut néanmoins distinguer deux grandes familles : les acheteurs de production et les acheteurs hors production.

De leur côté, les acheteurs dans la grande distribution représentent une famille à part entière. C’est également le cas dans la sphère publique où la fonction est en train de se professionnaliser.

Historiquement, les acheteurs de productions sont apparus les premiers dans les organisations. Les achats de production étant considérés comme stratégiques. Mes acheteurs industriels jouissent d’un certain statut au sein des directions achats. La fonction évoluant rapidement, de nouveaux titres sont apparus. L’importance grandissante des pays à bas coûts dans les stratégies achats, par exemple, provoque l’émergence de responsables du sourcing international. La montée en puissance de la notion de qualité a eu pour conséquence la naissance de la fonction de responsable de la qualité achats. Des juristes spécialisés dans les achats ont également fait leur apparition.

Les acheteurs hors production, pour leur part, occupent une place de plus en plus importante dans les organisations achats. Les entreprises se sont en effet rendu compte qu’il existait un potentiel d’économies substantielles dans des familles d’achats qui n’avait jamais été décelé jusqu’à présent.

Au sommet de l’organisation, le directeur achats est chargé de manager toute la fonction et de faire l’interface avec la direction générale ou le directeur de la production.

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La formation achat

Qu’elle soit initiale ou continue, la formation a vu son offre se développer fortement ces dernières années parallèlement à la montée en puissance de la fonction dans les entreprises. Les 3es cycles de type master ou mastère spécialisé, après une école d’ingénieurs ou d commerce, sont les diplômes les plus recherchés par les recruteurs. Les masters, qui correspondent peu ou prou aux anciens DESS universitaires, sont des diplômes délivrés au nom de l’Etat.

Les matières spécialisés (MS) ; quant à eux, sont des formations reconnues par l’Etat et ayant reçu le label de la Conférence des grandes écoles, une association regroupant un certain nombre d’établissements d’enseignements supérieurs. Aujourd’hui, il existe une trentaine de diplômes de ce type. En revanche, le nombre de MBA (master business administration) spécialisés achats se comptent sur les doigts d’une main. Destinés aux cadres de haut niveau, ils n’en restent pas moins des formations très réputées.

A noter qu’il existe également des licences professionnelles spécialisées dans les achats, encore peu connues des professionnels en poste, mais qui tendent à se développer.

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L’appel d’offres

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L’équipe projet

Dans une démarche traditionnelle d’appel d’offres, il convient de déterminer quels collaborateurs auront la responsabilité du lancement.

Selon les situations, cette équipe est composée différemment.

Dans le cas d’une organisation achats centralisée, l’acheteur spécialisé concerné par le produit ou le service lance l’appel d’offres.

Dans le cadre d’une organisation décentralisée forte, l’appel d’offres sera mené par l’acheteur leader.

Dans le cas d’achats non stratégiques délégués aux utilisateurs, l’appel d’offres peut rester sous leur responsabilité.

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Les documents à fournir

Plusieurs documents constituent le dossier d’un appel d’offres :

- Une lettre d’introduction qui présente le contexte de la consultation et les objectifs visés

- Un accusé réception que doivent retourner les fournisseurs

- Un guide de l’appel d’offres qui donne les principes particulières régissant son déroulement

- Le cahier des charges des produits ou services

- Les termes et conditions de l’établissement d’une relation d’affaires

- Un questionnaire afin de recueillir des informations générales sur le fournisseur

- Un guide de réponse qui précise les supports à utiliser, les formulaires types, les délais de réponse,…

- Des annexes, s’il y lieu

- Tous ces documents sont à envoyer aux fournisseurs, soit par courrier postal, soit par e-mail.