Rapport de stage au centre hospitalier de Troyes.

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III] Ma semaine dans l'entreprise

1) Ce que j'ai fait

S'agissant d'un stage d'observation, la référente des secrétaires m'a demandé de suivre plusieurs d'entre elles sur des postes différents.

En dehors des secrétaires affectées exclusivement au pool de frappe et qui à partir de cassettes dictées par de nombreux médecins, tapent les très nombreux courriers, il y a celles postées à l'accueil qui inscrivent les consultants et celles qui se chargent des appels téléphoniques pour les prises de rendez-vous.

Mon observation basée aux consultations externes, au rez de chaussée du nouveau bâtiment m'a permis de suivre des secrétaires ayant la responsabilité de plusieurs disciplines médicales et de me rendre compte de leur travail sur une journée. C'est avec elles que j'ai pu participer, à hauteur de mes possibilités, à leurs activités.

Une journée type dans l'entreprise:

A 9h, après avoir enfilé ma blouse, je rejoignais la secrétaire dans son bureau. Elle me confiait le classement de comptes rendus de consultations, de dossiers à ranger en fonction de leur destination ( archives, consultations, pool de frappe,...)

J’observais les prises de rendez-vous téléphoniques ou physiques que réalisait la secrétaire sur l'ordinateur avec le logiciel «Dxplannig».

Je me rendais avec elle pour sortir des archives, les fiches de consultations nominatives des patients de la journée en visite auprès des différents médecins. Il fallait aussi se rendre dans différents services retirer des dossiers qui s'y trouvaient ( chaque dossier a une localisation que la secrétaire peut vérifier à tout moment sur son ordinateur par l'identité du patient).

Après la pause déjeuner, j'ai fait avec la secrétaire, le tour des bureaux afin de préparer pour chaque médecin sa consultation. Il faut veiller à ce que chaque médecin ait des ordonnances, des cassettes pour dicter le courrier, les feuilles de dossier pour écrire leurs observations..

Dans l'après midi, j'ai mis le courrier sous enveloppe en mettant au dos le cachet de l'établissement, j'ai refait du tri et du classement..

Dans l'après midi, j'ai mis le courrier sous enveloppe en mettant au dos le cachet de l'établissement, j'ai fait refait du tri et du classement..

En fin de ma journée, je rangeais par ordre alphabétique toutes les fiches de consultations de la journée qui seront reclassées aux archives le lendemain. Je portais le courrier à l'accueil dans le casier réservé au vaguemestre qui le distribuera...

[pic 2]

Archives et salle de classement de l'établissement

2) Ce que j'ai appris

La secrétaire constitue une plaque tournante incontournable. Elle est le lien entre les patients, les médecins et le reste du personnel hospitalier. Elle est la première personne avec laquelle le patient entre en contact à son arrivée à la consultation.

Elle doit accueillir, expliquer, faire patienter quand les salles d'attente sont pleines, que le retard s’accroît, que la tension monte.. Elle doit faire preuve de courtoisie et de calme à

toute épreuve face aux patients et aux exigences des médecins. Elle doit rester concentrée lorsqu'elle tape du courrier, que son bureau est envahi, que le téléphone sonne et tout ceci dans la plus grande discrétion car comme l'ensemble du personnel, elle est soumise au secret professionnel. Il faut beaucoup de rigueur et d'organisation car au vu de tous les dossiers qui sont brassés l'erreur guette et la vigilance est sans repos..!

IV] Conclusion

Pendant ma semaine, j'ai découvert une fonction toute autre que celle que je m'étais imaginée, ayant une image simpliste de la secrétaire assise derrière son bureau.

Je découvre en fait, une personne très active, naviguant de service à un autre, avec des responsabilités très hautes. Loin d'être cloisonné et fermé, le poste de secrétaire médical est en partenariat avec différentes catégories de personnel et accueille un grand public. L'aspect relationnel quand il est bien mené est appréciable, et la secrétaire devient confidente du patient et complice du médecin sans laquelle ce dernier ne peut rien.

Toutefois il n'en reste pas moins que c'est un travail physique, épuisant et stressant, nécessitant une attention à toute épreuve, une rapidité d’exécution, tout ceci en essayant d'afficher un visage courtois.

[pic 3]

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