Réalisation d’un publipostage avec le logiciel Excel

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Contexte relationnel

- Composantes de la communication

- Acteurs :

- Jonathan Cottet (responsable du pôle hébergement)

- Claire Chanserelle (stagiaire administratif)

- Lien entre les acteurs : Relation professionnelle hiérarchique entre Monsieur Cottet et moi-même.

- Habitudes du service : Le vouvoiement est de rigueur, Monsieur Cottet me vouvoyait et moi aussi je le vouvoyais.

- Canal : Communication orale en face à face.

- Lieu : Dans le bureau de mon responsable

- Temps et durée : 15minutes, puis 5 minutes pour expliquer quand il y a des problèmes.

- Enjeux :

- Relationnel : Les informations que Monsieur Cottet m’a données se font dans un climat détendu, je devais montrer une bonne image de moi.

- Identitaires : Pour moi-même puisque c’était dans la deuxième semaine de mon stage, je voulais faire bonne impression lors du déplacement dans le bâtiment de la direction du CROUS et poser toutes les questions les concernant.

[c]

- Forme de la communication :

- Interne : La communication est interpersonnelle : Jonathan Cottet et moi.

- Formelle : La communication entrait dans un cadre professionnel.

[d]

- Techniques et outils de communication utilisés :

- Utilisation de l’écoute active : En posant toutes les questions nécessaires pour réaliser le publipostage.

- Des tableaux Excel, une extraction du logiciel Heberg

LES STRATÉGIES DE COMMUNICATION MISES EN ŒUVRE *

Relation des faits mettant en évidence la (les) stratégie(s) développée(s).

Monsieur Cottet m’a demandé de venir dans son bureau et m’a demandé de réaliser trois publipostages avec Excel, concernant[e] l’hébergement d’été. Le premier concernait les avis favorable, le second les favorable pour déménagement (pour les étudiants dont le bâtiment ferme pendant l’été) et enfin un publipostage défavorable pour les étudiants qui ne sont pas à jour dans leur paiement.

Nous avons mis en œuvre une stratégie de coopération : puisqu’il m’a bien expliqué ce que j’avais à réaliser afin que je comprenne un maximum d’informations. J’ai donc utilisé des techniques d’écoute active, c’est-à-dire que je lui ai posé des questions si je n’avais pas bien compris.

[f]

Signes verbaux : Registre de langue courant.

Signes para verbaux : Monsieur Cottet parle avec une voix détendue et moi je parle normalement pour être bien comprise.

Signes non verbaux : Monsieur Cottet montrait comment faire les tableaux afin que je puisse bien les réaliser.

L’ÉVALUATION DE LA RELATION

Évaluation de la communication, de son efficacité professionnelle[g]

La communication a été efficace. L’objectif a été atteint, j’ai bien compris les informations concernant les corrections. Le rôle des différents acteurs présents [h]lors de la réalisation des publipostages. Grâce à mon investissement, j’ai pu montrer à Monsieur Cottet que j’étais intéressée par cet établissement et que ce stage me plaisait. Le ton de sa voix était dynamique, sérieux et vif et il a fait preuve d’empathie.

Ce qui facilite la communication est l’écoute active et Monsieur Cottet a pris son temps pour bien m’expliquer le fonctionnement.

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