Tableau de bord en gestion

...

2112 La taille et l'activité de l'entreprise.

Il est évident que le besoin d'information d'une entreprise à caractère artisanal sera sans commune mesure avec celui dune PME de 300 personnes; de même que le tableau de bord d'entreprise à caractère commercial sera moins important que celui d'une entreprise de production.

2113 Le choix des indicateurs.

Les indicateurs doivent être à la fois significatifs et suffisant pour permettre d’avoir une lisibilité de l’information. Il est nécessaire de choisir peu d’indicateur pour ne pas noyer l'interlocuteur sous un flot d'informations.

---------------------------------------------------------------

Faire un choix risque de privilégier certains indicateurs au détriment d'autres (Mettre l'accent sur l'évolution du CA au détriment de la marge par ex.).

Il est important de bien définir les indicateurs que l'on va utiliser pour éviter tout problème d'interprétation entre les différents interlocuteurs. (Exemple : Les frais de personnel tiennent-ils compte du personnel intérimaire?).

2214 La stratégie à mettre en œuvre.

L'information nécessaire est-elle disponible actuellement ou faut-il mettre en place une procédure lourde et coûteuse pour l'obtenir?

L'information sera t-elle obtenue rapidement ou risque t-elle de bloquer la sortie du tableau de bord dans un délai rapide?

2215 La présentation du document.

Un tableau de bord doit être clair, concis, agréable à exploiter sinon il ne sera pas utilisé Attention au perfectionnisme avec de beaux graphiques et des renseignements non significatifs qui n’apportent pas ou peu de valeur ajoutée.

2216 La périodicité de publication du document

Est-il nécessaire de sortir un tableau de bord chaque semaine alors que les décisions qui en découleront nécessitent un certain délai de mise en place ? On peut moduler les informations

Exemple: Suivi hebdomadaire du CA tandis que la marge sera suivie mensuellement.

212 Etapes

2121 – Identification des critères de gestion déterminés par la Direction

En fonction du type d’entreprise et de votre fonction, autonomie et responsabilités au sein de celle-ci, cette phase pourra aller jusqu’à :

- l’analyse avec les responsables des liaisons hiérarchiques,

- la détermination avec chaque responsable des objectifs principaux pour lesquels un contrôle est prioritaire et une action possible à cours terme,

- la sélection et la concertation avec chaque responsable des indicateurs propres à l’activité de l’entreprise entrant dans son domaine de compétence,

- La validation avec la direction des phases précédentes.

---------------------------------------------------------------

21211 Identifier l'activité que l'on veut suivre et les besoins ou objectifs du destinataire

Les principales fonctions destinataires d'un tableau de bord que l'on peut recenser sont les suivantes :

- Fonction Direction Générale

- Fonction Commerciale

- Fonction Achats

- Fonction Logistique

- Fonction Service après-vente

- Fonction Ressources Humaines

- Fonction Finance et Comptabilité

21212 Choisir les indicateurs significatifs.

Les éléments qui ressortiront du tableau de bord doivent permettre de traduire, de spécifier et de mesurer un phénomène, une activité ou une situation.

Ces indicateurs doivent être précis, fidèles, constants, fiables, objectifs et quantifiables. Ils doivent pouvoir être comparés :

- à des normes professionnelles : (d’où l’obligation d’adopter la même méthode de calcul). Différents organismes publient des indicateurs économiques qui constituent des normes ou des moyennes; les syndicats professionnels, la banque de France, les centres de gestion agréés, les journaux économiques...

- à des prévisions : Il est important de suivre les réalisations par rapport aux prévisions (écarts sur budgets) et aux projections (écarts sur prévisions à court terme) pour éventuellement prendre des décisions si l’écart atteint des proportions importantes. Le calcul des écarts se fera sur le mois et en cumul tant en valeur absolue qu’en pourcentage.

- à des valeurs historiques : Les éléments du tableau de bord doivent permettre d’analyser l’évolution dans le temps (comparaison d’un mois sur l’autre, sur une période, avec l’année précédente...)

Classer et Hiérarchiser ces indicateurs :

1-Il faut classer les indicateurs par type :

- Indicateurs économiques : Ces indicateurs mesurent les résultats et traduisent, en euros, les performances du système. Exemple : CA, Prix de vente moyen, part de marché, marge, rentabilité, rotation des stocks etc.

- Indicateurs physiques : Ces indicateurs mesurent les quantités (Quantités vendues, nombre de clients, nombre de commandes, etc.), la qualité (Taux de rebuts; nombre d’erreurs, délai d’attente etc.)

- Indicateurs de coûts ou de consommations. Ces indicateurs mesurent le nombre d’heures de main d’œuvre, les heures machines, les quantités matières consommées, les kilomètres parcourus ...

---------------------------------------------------------------

- Indicateurs humains : Ces indicateurs mesurent la satisfaction du personnel (taux d’absentéisme, nombre de démissions...), la qualité de son utilisation (accidents de travail, heures supplémentaires...)

2- Il faut les hiérarchiser en mettant en avant certains

...